Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Para los tratamientos realizados en el marco del sitio web, de las solicitudes de contacto, de las solicitudes de demostración y, en general, de la relación comercial con MyDotation, el responsable del tratamiento es:

Para cualquier pregunta relativa a la protección de sus datos personales o para ejercer sus derechos, puede escribirnos a esta dirección.

2. Ámbito de aplicación de la presente política

La presente política se refiere principalmente a los datos personales que se tratan cuando usted:

• consulta el sitio web de MyDotation;
• rellena un formulario de contacto;
• solicita una demostración;
• solicita una prueba o información sobre nuestros servicios;
• se comunica con nuestro equipo comercial;
• es cliente potencial o cliente de MyDotation;
• utiliza los servicios de MyDotation como cliente;
• utiliza la plataforma MyDotation como colaborador, asalariado o representante de una empresa cliente;
• se comunica con nuestro equipo de asistencia;
• utiliza las funciones de la plataforma que requieren el tratamiento de datos personales.

No obstante, algunos tratamientos pueden ser responsabilidad exclusiva de un cliente de MyDotation. Esta situación se especifica en la presente política.

3. Los distintos roles de MyDotation

La calificación jurídica de los tratamientos depende de su finalidad y de su contexto.

3.1. MyDotation en calidad de responsable del tratamiento

MyDotation actúa en calidad de responsable del tratamiento cuando determina, para sus propias necesidades, los fines y los medios esenciales del tratamiento.

Así ocurre, en particular y en la medida en que dichos tratamientos se lleven efectivamente a cabo, con:

• la gestión del sitio web;
• la gestión de las solicitudes de contacto;
• la gestión de las solicitudes de demostración;
• la gestión de la relación comercial;
• la gestión de los contratos y de la facturación;
• la seguridad de sus propios servicios;
• la gestión de sus obligaciones legales;
• la defensa de sus derechos e intereses;
• determinadas operaciones de prospección comercial.

3.2. MyDotation en calidad de encargado del tratamiento

Cuando una empresa cliente utiliza MyDotation para gestionar los datos de sus propios colaboradores o de otras personas que están bajo su responsabilidad, dicha empresa determina los fines y los medios esenciales del tratamiento.

En este contexto, MyDotation actúa, en principio, en calidad de encargado del tratamiento, en el sentido del artículo 28 del RGPD.

MyDotation trata entonces los datos de conformidad con las instrucciones documentadas del cliente y con las disposiciones del contrato de encargo del tratamiento aplicable.

El cliente sigue siendo responsable de determinar los fines del tratamiento, de la licitud de este y de la información que debe facilitarse a los interesados, en la medida en que dichas obligaciones le incumban.

Esta calificación se valora tratamiento por tratamiento y no significa que MyDotation actúe como encargado del tratamiento en todos los tratamientos relativos a un usuario de la plataforma.

3.3. Tratamiento de datos por cuenta de nuestros clientes y contrato de encargo del tratamiento (DPA)

Cuando MyDotation trata datos personales por cuenta de una empresa cliente en el marco de la prestación de sus servicios, MyDotation actúa en calidad de encargado del tratamiento en el sentido del artículo 4, apartado 8, y del artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos («RGPD»).

En este contexto, los tratamientos realizados por cuenta del cliente se rigen por un contrato de encargo del tratamiento («Data Processing Agreement» o «DPA»), integrado en el contrato o celebrado por separado.

El DPA especifica, en particular, el objeto y la duración de los tratamientos, su naturaleza y su finalidad, las categorías de datos personales y de interesados, así como las obligaciones y los derechos del cliente en calidad de responsable del tratamiento.

MyDotation se compromete, en particular, a tratar los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del cliente, a velar por que las personas autorizadas para tratar dichos datos estén sujetas a una obligación de confidencialidad, a aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para la protección de los datos y a asistir al cliente, en la medida prevista por la normativa y por el contrato, en el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del RGPD.

Las condiciones aplicables a los posibles subencargados del tratamiento de MyDotation se regulan asimismo de conformidad con los requisitos del artículo 28 del RGPD.

4. ¿Qué datos personales podemos tratar?

En función de su relación con MyDotation y de los servicios utilizados, podemos tratar distintas categorías de datos personales.

MyDotation vela por limitar la recogida a los datos necesarios para las finalidades perseguidas.

5. Datos relativos a los colaboradores de nuestros clientes

MyDotation está destinada, en particular, a permitir que las empresas gestionen determinadas dotaciones, material, autorizaciones y operaciones asociadas.

En este contexto, un cliente puede transmitir a MyDotation datos relativos a sus colaboradores.

Estos datos pueden incluir, en particular:

• nombre y apellidos;
• dirección de correo electrónico profesional;
• departamento o establecimiento;
• cargo;
• información necesaria para la gestión de las dotaciones;
• información relativa al material, las prendas, las tarjetas, las llaves u otros elementos gestionados en la plataforma;
• información relativa a las autorizaciones;
• historial de las operaciones efectuadas en la plataforma;
• datos de conexión y registros necesarios para la seguridad del servicio.

Para estos tratamientos, la empresa cliente determina los fines y los medios esenciales del tratamiento y actúa, en principio, en calidad de responsable del tratamiento.

MyDotation actúa entonces en calidad de encargado del tratamiento y trata los datos de conformidad con las instrucciones documentadas del cliente y con el contrato de encargo del tratamiento aplicable.

Si usted es usuario de MyDotation por cuenta de una empresa cliente y desea ejercer sus derechos en relación con datos tratados por cuenta de dicha empresa, le invitamos a dirigirse en primer lugar a la empresa en cuestión.

MyDotation asiste a su cliente en la atención de las solicitudes de ejercicio de derechos cuando dicha asistencia esté prevista por el RGPD y por el contrato aplicable.

6. Finalidades y bases jurídicas de los tratamientos

MyDotation trata los datos personales únicamente con fines determinados, explícitos y legítimos.

Las principales finalidades y bases jurídicas son las siguientes.

La base jurídica aplicable depende de la finalidad y del contexto concreto del tratamiento.

Cuando un tratamiento se basa en nuestro interés legítimo, MyDotation vela por que sobre dicho interés no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado.

7. Comunicaciones comerciales

MyDotation puede enviar comunicaciones comerciales a sus clientes o clientes potenciales en las condiciones previstas por la normativa aplicable.

Según la situación, estas comunicaciones pueden basarse:

• en el consentimiento del interesado, cuando sea exigible;
• en el interés legítimo de MyDotation, cuando la normativa aplicable permita dicha prospección;
• en las normas específicas aplicables a la prospección dirigida a clientes existentes.

Cada comunicación comercial electrónica enviada cuando la normativa lo exige incluye un medio sencillo para darse de baja.

Asimismo, puede oponerse en cualquier momento al uso de sus datos con fines de prospección comercial.

En el caso de los clientes potenciales, los datos utilizados con fines de prospección comercial se conservan, en principio, durante un plazo máximo de tres años a partir de su recogida o del último contacto procedente del cliente potencial, sin perjuicio de las normas particulares aplicables y del ejercicio de su derecho de oposición.

8. Plazos de conservación

Solo conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para las finalidades para las que se tratan, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación o de la necesidad de conservar determinados datos a efectos probatorios.

A título orientativo:

• Solicitudes de contacto o de demostración: durante el tiempo necesario para atender la solicitud y, cuando la persona pasa a ser cliente potencial, de conformidad con las normas aplicables a la prospección;
• Clientes potenciales: hasta tres años a partir de la recogida o del último contacto procedente del cliente potencial, salvo oposición u obligación particular;
• Clientes: durante la vigencia de la relación contractual y, posteriormente, archivo cuando sea necesario para cumplir nuestras obligaciones legales o defender nuestros derechos;
• Datos de facturación y justificantes contables: durante los plazos impuestos por la normativa aplicable;
• Registros funcionales de la plataforma: durante la vigencia de la cuenta y, después, supresión junto con esta, salvo que sea necesario conservarlos durante más tiempo por motivos de seguridad, de gestión de un incidente o de defensa de derechos;
• Datos tratados por cuenta de un cliente: de conformidad con las instrucciones del cliente y con el DPA. Al finalizar el servicio, se ofrece un acceso de solo lectura durante 30 días; a continuación, los datos activos se suprimen según el ciclo contractual, sin perjuicio de las obligaciones legales y de las actas sujetas a un bloqueo de conservación;
• Actas firmadas: durante toda la vigencia de la asignación y, después, durante tres años a partir de la devolución efectiva o, en su defecto, del cierre definitivo del expediente; en el caso de una dotación consumible, tres años a partir de su entrega definitiva;
• Cargas útiles sin procesar recibidas por la API de RR. HH.: 30 días, con supresión automática.

Los plazos exactos se determinan en función de la finalidad de que se trate y de las obligaciones legales aplicables. La CNIL (autoridad francesa de protección de datos) recomienda que los plazos o, en su defecto, los criterios que permitan determinarlos se definan en función de las finalidades del tratamiento.

9. Destinatarios de los datos

Los datos personales pueden ser accesibles, dentro de los límites de sus funciones y de la necesidad de conocerlos, para:

• los miembros autorizados de MyDotation;
• los proveedores técnicos que intervienen por cuenta de MyDotation;
• los proveedores de alojamiento e infraestructura;
• los proveedores de mantenimiento y seguridad;
• los proveedores de gestión de la relación con el cliente;
• los proveedores de envío de correos electrónicos;
• los asesores profesionales, cuando sea necesario;
• las autoridades administrativas o judiciales, cuando la ley lo exija.

MyDotation no vende los datos personales de sus usuarios.

Cuando MyDotation recurre a un proveedor que trata datos personales por su cuenta, la relación se regula de conformidad con los requisitos del RGPD aplicables a los encargados del tratamiento.

10. Nuestros principales proveedores

Para prestar y administrar MyDotation, podemos recurrir a distintos proveedores técnicos y comerciales.

Estos proveedores pueden intervenir, en particular, para:

• el alojamiento;
• la gestión de la relación con el cliente;
• el envío de correos electrónicos;
• la seguridad;
• el análisis técnico y estadístico;
• la asistencia;
• el mantenimiento y el funcionamiento de la plataforma.

Proveedores utilizados por MyDotation

MyDotation recurre a varios proveedores técnicos para garantizar el funcionamiento, el alojamiento y, en su caso, determinadas funciones de su plataforma:

• Scaleway SAS: alojamiento de la base de datos PostgreSQL y almacenamiento de las actas y fotografías en la región de París, en Francia. Se realiza una copia de seguridad diaria; también pueden crearse instantáneas manuales;
• Resend Inc.: envío de los correos electrónicos transaccionales desde Irlanda. Determinados datos de cuenta, metadatos y registros de envío se conservan en Estados Unidos; estas transferencias se rigen por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea y por la certificación de Resend en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.;
• Gandi SAS: alojamiento de los buzones de correo de asistencia en Francia;
• PostHog Inc.: medición de audiencia del sitio web, únicamente con su consentimiento. Los datos se alojan en la Unión Europea (Fráncfort, Alemania).
• LinkedIn Ireland Unlimited Company: medición de la eficacia de nuestras campañas publicitarias en LinkedIn, únicamente con su consentimiento a la publicidad.

Esta lista se mantiene actualizada en función de los proveedores y funciones efectivamente activados. Actualmente, ningún proveedor de inteligencia artificial trata los datos de los clientes de la plataforma.

11. Transferencias de datos fuera del Espacio Económico Europeo

Siempre que es posible, MyDotation da preferencia a proveedores e infraestructuras que permitan tratar los datos dentro del Espacio Económico Europeo.

Cuando un tratamiento implica una transferencia de datos personales a un país situado fuera del Espacio Económico Europeo, MyDotation vela por que dicha transferencia se ajuste a lo dispuesto en el RGPD.

Según las circunstancias, la transferencia puede basarse, en particular, en:

• una decisión de adecuación de la Comisión Europea;
• cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea;
• o cualquier otro mecanismo de transferencia reconocido por el RGPD.

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de MyDotation puede utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, así como, cuando proceda, cookies y tecnologías similares destinadas a medir la audiencia o a mejorar el sitio.

Las cookies y tecnologías similares que no son estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio solo se instalan o se leen después de obtener el consentimiento, cuando este es legalmente exigible.

Cuando el consentimiento es necesario, usted debe poder aceptar o rechazar estas cookies y tecnologías similares con una facilidad comparable y poder modificar su elección posteriormente.

La CNIL recuerda, en particular, que el consentimiento a las cookies sujetas a esta obligación debe ser previo, libre, específico, informado y revocable en cualquier momento.

Cookies y tecnologías similares utilizadas en el sitio web de MyDotation

En la fecha de actualización de la presente política, la consulta del sitio web instala o lee las siguientes cookies y tecnologías similares:

• «__dpl»: cookie instalada por el proveedor de alojamiento del sitio web (Lovable) para servir la versión publicada del sitio, necesaria para su funcionamiento;
• «session-id»: cookie instalada por el proveedor de alojamiento del sitio web (Lovable) para medir el número de visitas al sitio;
• almacenamiento de sesión del navegador: guarda la posición de desplazamiento entre las páginas del sitio y, si usted llega desde una campaña, sus parámetros de procedencia (utm_…); se borra al cerrar la pestaña;
• «__ph_opt_in_out_…»: cookie que guarda su elección de aceptar o rechazar la medición de audiencia, conservada durante seis meses;
• «ph_…_posthog»: cookie y almacenamiento local de la herramienta de medición de audiencia PostHog (identificador aleatorio del visitante y de su visita), instalados únicamente si usted acepta la medición de audiencia y conservados durante seis meses como máximo;
• «mydotation_ads_consent»: cookie que guarda su elección de aceptar o rechazar la publicidad, conservada durante seis meses;
• cookies de LinkedIn (en particular «li_fat_id», «bcookie», «lidc», «li_sugr», «UserMatchHistory» y «AnalyticsSyncHistory»): instaladas por el LinkedIn Insight Tag únicamente si usted acepta la publicidad, y conservadas hasta un año según la cookie.

Medición de audiencia

Si usted lo acepta, PostHog registra las páginas consultadas, los clics, el recorrido por el sitio web y una grabación de las sesiones de navegación, con el fin de comprender cómo se utiliza el sitio y de mejorarlo. Los campos de entrada, en particular los del formulario de demostración, se ocultan en estas grabaciones.

Sin su consentimiento, no se transmite ningún dato a PostHog ni se instala ninguna de sus cookies o tecnologías similares. El rechazo no tiene ninguna consecuencia en el acceso al sitio web.

Publicidad

Si usted lo acepta, el LinkedIn Insight Tag mide la eficacia de nuestras campañas publicitarias en LinkedIn: páginas consultadas tras hacer clic en un anuncio y envío del formulario de demostración. LinkedIn Ireland Unlimited Company recibe esta información y puede vincularla a su cuenta de LinkedIn, en las condiciones de su política de privacidad. De LinkedIn solo recibimos estadísticas agregadas.

Cuando usted envía el formulario de demostración, los parámetros de procedencia de su visita (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content) se adjuntan a su solicitud en nuestra herramienta de gestión de la relación con los clientes (HubSpot), así como el identificador de clic de LinkedIn (li_fat_id) si usted ha aceptado la publicidad.

Sin su consentimiento, el LinkedIn Insight Tag no se carga y no se transmite ningún dato a LinkedIn. El rechazo no tiene ninguna consecuencia en el acceso al sitio web.

Su elección se conserva durante seis meses; transcurrido ese plazo, se le vuelve a solicitar. Puede modificarla en cualquier momento desde el enlace «Preferencias de cookies» que figura al pie de cada página o con el botón que aparece a continuación.

Cambiar mis preferencias de cookies

13. Seguridad de los datos

13.1. Medidas técnicas y organizativas

MyDotation aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado a los riesgos derivados de los tratamientos de datos personales que realiza.

Según los servicios de que se trate, estas medidas pueden incluir, en particular:

• cifrado de las comunicaciones;
• control de accesos;
• gestión de autorizaciones;
• autenticación segura y protección de las cuentas de usuario;
• códigos de un solo uso, cuando se utiliza esta función;
• registro de las operaciones sensibles;
• copia de seguridad y restauración de los datos;
• medidas de protección de la infraestructura;
• prevención, detección y gestión de los incidentes de seguridad;
• compromisos de confidencialidad de las personas autorizadas para acceder a los datos.

El acceso a los datos personales se limita a las personas y proveedores que lo necesitan en el ejercicio de sus funciones o de sus cometidos y que están sujetos a obligaciones de confidencialidad adecuadas.

MyDotation revisa periódicamente sus medidas de seguridad y puede modificarlas para tener en cuenta la evolución técnica, los riesgos detectados y los requisitos normativos aplicables.

Las medidas técnicas y organizativas detalladas aplicables a los tratamientos realizados por cuenta de los clientes pueden especificarse en el DPA o en un documento de seguridad específico.

13.2. Gestión de los incidentes de seguridad

En caso de incidente de seguridad, MyDotation aplica sus procedimientos de gestión de incidentes para limitar sus efectos, identificar su causa y evitar que se repita.

Cuando MyDotation actúa como responsable del tratamiento y se produce una violación de la seguridad de los datos personales, la notifica a la CNIL en las condiciones previstas en el artículo 33 del RGPD e informa de ella a los interesados cuando así lo exige el artículo 34.

Cuando MyDotation actúa como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente, notifica la violación al cliente sin dilación indebida tras haber tenido conocimiento de ella, de conformidad con el artículo 33 del RGPD y con el DPA.

14. Datos anonimizados y estadísticas

Cuando elaboramos estadísticas a partir de los datos de nuestros servicios, podemos utilizar datos agregados o anonimizados.

Cuando un dato se ha anonimizado realmente de forma irreversible, deja de constituir un dato personal.

Velamos por distinguir los datos anonimizados de los datos simplemente seudonimizados, ya que estos últimos siguen sujetos al RGPD.

15. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

En el marco de los tratamientos descritos en la presente política, MyDotation no adopta decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos en una persona o le afecten significativamente de modo similar, en el sentido del artículo 22 del RGPD.

MyDotation tampoco utiliza los datos personales de los usuarios para elaborar perfiles que produzcan tales efectos.

Si las prácticas de MyDotation cambian en este aspecto, la presente política se actualizará y se comunicará a los interesados la información exigida.

16. Sus derechos

En las condiciones previstas por el RGPD, usted dispone, en particular, de los siguientes derechos:

• derecho de acceso a sus datos personales;
• derecho de rectificación de los datos inexactos o incompletos;
• derecho de supresión en las condiciones previstas por la normativa;
• derecho a la limitación del tratamiento en determinados casos;
• derecho de oposición a determinados tratamientos, en particular cuando se basan en nuestro interés legítimo;
• derecho a la portabilidad, cuando este derecho sea aplicable;
• derecho a retirar su consentimiento, cuando el tratamiento se base en él.

La retirada del consentimiento no afecta a la licitud de los tratamientos realizados antes de dicha retirada.

También puede establecer instrucciones sobre el destino de sus datos tras su fallecimiento en las condiciones previstas por la normativa francesa.

17. ¿Cómo ejercer sus derechos?

Puede ejercer sus derechos enviando su solicitud a:

privacy@mydotation.co

Cuando sea necesario, MyDotation puede solicitar información adicional que permita verificar la identidad del solicitante.

Esta verificación debe ser proporcionada y solo se llevará a cabo cuando sea necesaria para proteger los datos afectados.

MyDotation responde a las solicitudes en los plazos previstos por el RGPD y, en principio, en el plazo de un mes a partir de su recepción.

Este plazo puede prorrogarse dos meses cuando la solicitud sea compleja o cuando se reciba un número elevado de solicitudes. En tal caso, MyDotation informa al interesado de dicha prórroga en el plazo de un mes.

Datos tratados por cuenta de un cliente

Cuando MyDotation trata los datos exclusivamente por cuenta de una empresa cliente que actúa como responsable del tratamiento, la solicitud puede transmitirse al cliente correspondiente para que pueda responder a ella.

MyDotation presta a su cliente la asistencia prevista por el RGPD y por el contrato de encargo del tratamiento aplicable.

18. Reclamación ante la CNIL

Si, después de habernos contactado, considera que no se respetan sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), autoridad francesa de protección de datos.

También puede consultar el sitio web de la CNIL para conocer el procedimiento actualizado de presentación de reclamaciones.

19. Modificación de la presente política

Podemos modificar la presente política para tener en cuenta:

• la evolución de nuestros servicios;
• la evolución de nuestras prácticas de tratamiento de datos;
• los cambios legales o reglamentarios;
• las recomendaciones de las autoridades competentes.

En caso de modificación sustancial que afecte a los derechos de los interesados o a las condiciones de tratamiento de sus datos, adoptaremos las medidas de información adecuadas.

La fecha de la última actualización figura al principio de la presente política.

20. Contacto

Para cualquier pregunta relativa a la protección de sus datos personales o a la presente política:

privacy@mydotation.co

Versión: 2.4. Última actualización: 27 de octubre de 2026